La imposibilidad de demostrar ante un juez las horas extraordinarias trabajadas y no cobradas ni compensadas con tiempo de descanso había frustrado hasta ahora muchas de las reclamaciones de los trabajadores ante los tribunales laborales. Sin embargo, el nuevo registro horario que obliga a todas las empresas a anotar diariamente las jornadas de sus empleados y conservar estos datos durante cuatro años podría dar un vuelco a esta situación. A partir de ahora, el trabajador va a poder probar con más facilidad que no cobra las horas extra y exigírselas a la empresa.

Era una de las grandes reivindicaciones de la Inspección de Trabajo. Los inspectores llevaban años quejándose de la imposibilidad de constatar las horas extraordinarias no reconocidas por la empresa ante la ausencia de un control de la jornada diaria de los trabajadores. Finalmente, el Gobierno socialista aprobó la implantación de este registro obligatorio por la vía del real decreto ley el pasado mes de marzo y justificó su urgencia para acabar con la precariedad laboral que conlleva el fraude de las horas extra en España: se realizan 6,4 millones cada semana y casi la mitad (el 48%) no se pagan, según los datos oficiales.

El control de jornada acaba de entrar en vigor y se aplica a la totalidad de trabajadores, siendo obligatorio para todas las empresas, a excepción de algunas relaciones laborales de carácter especial y regímenes específicos. El decreto que lo regula establece que la compañía debe conservar los registros durante cuatro ejercicios y estos deben permanecer «a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social». Esto significa que los trabajadores tienen derecho a consultar su registro de horas.

Pero, ¿cuándo se pueden consultar? En una guía práctica que ha difundido para ayudar a las empresas en el diseño y aplicación de la nueva norma el Ministerio de Trabajo aclara que debe ser posible acceder a los registros «en cualquier momento en que se soliciten» y esta obligación «no puede ser condicionada en ningún caso». Los datos deben permanecer físicamente en el centro de trabajo o ser accesibles de manera inmediata para evitar su manipulación posterior.

Se exige, por tanto, transparencia total al empresario con los trabajadores y sus representantes, y con los inspectores. Pero esto no significa que la empresa vaya a hacer llegar a los trabajadores una copia de su registro horario como se hace con los contratados a tiempo parcial o las horas extra. Por razones de «seguridad jurídica», explica el Ministerio, «la permanencia a disposición no implica la obligación de entrega de copias, salvo pacto expreso en contrario, ni debe entregarse al trabajador individual copia de su registro diario, sin perjuicio de facilitar su consulta personal, ni a los representantes legales de los trabajadores».

«Se exige que los registros estén a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección, pero no se obliga a que mensualmente se les informe de la jornada realizada, explica Eloy Castañer, socio del departamento laboral de Garrigues. «No existe obligación alguna de remitir el recuento mensual de las horas a los trabajadores. Sí, por el contrario, deberá estar a su disposición para su revisión si así lo solicitan expresamente», matiza desde Deloitte Legal su socio Fernando Bazán.

En conclusión, la empresa no va a enviar cada mes una copia del registro horario al trabajador, pero está obligada a entregárselo si lo pide, siempre con acceso personal exclusivo, por razones obvias de protección de datos. ¿Y para qué le sirve al empleado? Es una herramienta muy útil para conocer si está excediendo la jornada pactada en el contrato, establecida en el convenio o determinada por ley (40 horas semanales) y, en su caso, poder demostrar que se están realizando horas extraordinarias que no se están cobrando ni en dinero ni en tiempo de descanso, como marca la ley.

¿Qué se puede reclamar?

Llegados a este punto, el trabajador puede reclamar judicialmente las horas extra impagadas, siempre teniendo en cuenta que el plazo para reclamar es de un año, es decir, en mayo de 2019 se pueden exigir las horas extra realizadas desde mayo de 2018. Todo lo anterior habrá prescrito. Además, también se puede denunciar a la empresa ante la Inspección de Trabajo para exigirle las cotizaciones correspondientes a esas horas, hasta un máximo de cuatro años, pues más allá las cuotas también habrán prescrito.

Los abogados laboralistas coinciden en que el nuevo registro horario va a facilitar estas reclamaciones en los tribunales. Antes los medios más comunes para probar la realización de horas extraordinarias no satisfechas eran el propio contrato de trabajo o sus anexos, el cuadrante de la empresa, correos electrónicos, mensajes de Whatsapp o sms, pero resultaba prácticamente imposible probar una a una todas las horas trabajadas de más y no cobradas.

A partir de ahora «cualquier discrepancia respecto del cumplimiento de la jornada, así como la veracidad o fiabilidad de los registros de jornada podrán ser analizadas por la Inspección o por los tribunales laborales, de modo que, tanto en el curso de una actividad inspectora como de un procedimiento judicial, ambas partes podrán aportar otras pruebas que acrediten la verdadera jornada realizada«, explica Castañer.

Por su parte, José Valenzuela, asociado senior de Deloitte Legal, considera que «lógicamente el registro de jornada podrá ser una prueba que podrán utilizar los trabajadores en eventuales procedimientos judiciales» y revela que «es por ello que el análisis y el trabajo que están haciendo las compañías durante los últimos meses es tan importante, porque el impacto que les podría suponer si no queda clara la jornada realizada por los trabajadores podría ser relevante«.

Con todo, y a pesar de reconocer que esta nueva herramienta en poder de los trabajadores abre la puerta a una oleada de pleitos por las horas extra impagadas, los bufetes especializados en derecho laboral no esperan, al menos en el corto plazo, un aumento excesivo de las demandas. Lo que sí creen es que se dispararán las denuncias a la Inspección, que ya recibe cada año 62.000 reclamaciones, de las que un 40% se refieren a irregularidades con el horario de trabajo. Evidentemente no todas acaban en juicio, pero sí fuerzan acuerdos extrajudiciales entre empresa y trabajador o acaban por provocar la imposición de sanciones.